1. 學生由教務處認定，每人限申請一個電子郵件信箱，於註冊報到後由資訊應用組建立，原則上於離校後仍提供長期使用，以服務校友。
2. 教師由人事室認定，每人限申請一個電子郵件信箱，申請人填寫「國立中山大學電子郵件帳號申請表」，退休後仍提供長期使用，於離職後，本中心得註銷其信箱。
3. 職員工由人事室認定，每人限申請一個電子郵件信箱，申請人填寫「國立中山大學電子郵件帳號申請表」，於離職後，本中心得註銷其信箱。
4. 校外收發郵件以web mail為主，可從Gmail收信。
5. 學校E-mail容量：